A Polícia Civil de Mato Grosso realizou nesta terça-feira (29/07) o descarte oficial de 1,160 tonelada de documentos físicos que já haviam ultrapassado seu prazo legal de guarda. A eliminação ocorreu em uma empresa de reciclagem no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande, e seguiu todas as diretrizes da Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Essa foi a segunda operação de descarte documental do ano, conduzida pelo Arquivo Central da Diretoria de Administração Sistêmica da Polícia Civil, que gerencia documentos acumulados por décadas vindos de delegacias e setores administrativos da instituição.
Os documentos destruídos envolviam procedimentos produzidos entre 1992 e 2021, incluindo boletins de ocorrência, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros. Antes da destruição, todo o material foi classificado, transportado em veículo específico e triturado em máquina industrial, sendo posteriormente encaminhado para reciclagem.
“Com esse descarte, conseguimos liberar espaço no Arquivo Central e voltamos a receber documentos das delegacias da capital e do interior que não têm estrutura para armazenamento”, explicou a equipe do setor.
O Arquivo Central, localizado no bairro CPA III, em Cuiabá, abriga centenas de milhares de documentos. Para manter a legalidade do processo, todos os materiais descartados passaram por análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que é composta por uma equipe multidisciplinar responsável por definir quais arquivos têm valor histórico, probatório ou apenas administrativo.
A eliminação só ocorre após aprovação da lista pela comissão e autorização final da Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso, conforme previsto na legislação vigente e nas normas da SEPLAG (Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão).
Classificação documental
Segundo a legislação arquivística, os documentos são classificados em três categorias:
- Correntes: de uso frequente e acesso rápido.
- Intermediários: com uso eventual, aguardam destinação final (eliminação ou guarda permanente).
- Permanentes: de valor histórico e informativo, devem ser preservados.
A gestão documental é protegida pela Constituição Federal (arts. 23 e 216) e visa garantir a preservação da memória institucional, além da eficiência administrativa.
